ई-ऑफिस: मंत्रालय में फाइल लटकाने पर होगी कार्यवाही,ऑनलाइन ट्रेकिंग

भोपाल
मंत्रालय में अब ई-आॅफिस एप्लीकेशन के माध्यम से भौतिक फाईल मैनेजमेंट (ट्रेकिंग) सिस्टम लागू किया जाएगा। इससे फाइलों की  आॅनलाईन ट्रेकिंग हो सकेगी और अनावश्यक फाइलों को लेट करने वाले जिम्मेदार अधिकारियों और कर्मचारियों पर कार्यवाही भी हो सकेगी।

अभी तक मंत्रालय में फाइलो को भेजने के लिए भौतिक रूप से एक विभाग से दूसरे विभाग और एक विभाग में बाबू से लेकर प्रमुख सचिव, अपर मुख्य सचिव और विभाग के मंत्री, मुख्यमंत्री कार्यालय तक भेजा जाता था। चूंकि फाइलें आदेश के लिए कई स्थानों से होकर गुजरती है तो उसमें कई बार फाइल बीच में किसी जगह अटक जाती है तो उसे ट्रेक करना मुश्किल हो जाता है। ऐसे मेें उस फाइल से जुड़े आदेश-निर्देश जारी होने में भी देरी होती है। अब इस लेटलतीफी को रोकने के लिए फाइल मैनेजमेंट सिस्टम लागू किया जा रहा है। सामान्य प्रशासन विभाग ने सभी विभागों के अपर मुख्य सचिव, प्रमुख सचिव, सचिवों को पत्र लिखकर कहा है कि वे अपने कार्यालयों में ई आॅफिस एप्लीकेशन के माध्यम से भौतिक फाइलों के मैनेजमेंट ट्रेकिंग सिस्टम का उपयोग सुनिश्चित करने हेतु अधीनस्थों को निर्देशित करें।

ई-आॅफिस एकाउंट होंगे अपडेट
विभागवार सभी अधिकारियों-कर्मचारियों के ई-आॅफिस एकाउंट को अपडेट करने का काम मंत्रालय की ई आॅफिस पीएमयू टीम द्वारा किया जा रहा है। उपसचिव और उच्च स्तर के अधिकारियों का ई-आॅफिस एकाउंट उनके निजी स्टाफ को डेलीगेट किया जा रहा है ताकि अधिकारी पर अनावश्यक भार न पड़े।

अधिकारियों-कर्मचारियों को प्रशिक्षण
इस व्यवस्था को शुरू करने से पूर्व विभागवार सभी अधिकारियों और कर्मचारियों को यूजर मैन्यूअल और वीडियो सेल्फ लर्निंग के लिए उपलब्ध कराए गए है। जिससे समय-समय पर अधिकारी-कर्मचारी द्वारा प्रशिक्षण प्राप्त किया जा सकता है।

यह होगा फायदा
आॅनलाईन फाइल ट्रेकिंग सिस्टम लागू होंने से फाइल मूवमेंट तेज होगा। कोई भी अधिकारी-कर्मचारी ज्यादा समय तक फाइल अपने पास नहीं रोक सकेगा। फाइल कहां अटकी है तत्काल पता चलेगा। संबंधित अधिकारी जहां फाइल अटकी है संबंधित को निर्देशित किया जा सकेगा और फाइल आगे बढ़ाने के लिए कहा जा सकेगा। इससे सभी काम तेज गति से होंगे।